Ein Projekt kann mehrere Gewerke betreffen, auch wenn die Anfrage zunächst nur eine Leistung nennt. Die schwierigsten Rückfragen liegen häufig am Übergang: Wer liefert welche Angabe, wann wird ein Zustand geprüft und welches Dokument gilt als Grundlage? Eine Schnittstellenkarte macht diese Abstimmungen sichtbar, bevor sie zwischen Zuständigkeiten verschwinden.
Ausgangslage: Dachstuhlbau Berlin
Bei einem Dachstuhl muss eine Eigentümerbeobachtung von einer Aussage über die Konstruktion getrennt bleiben. Die Unterlagen sollen die fachliche Besichtigung vorbereiten.
Für dieses Arbeitsbeispiel werden vier Bezugspunkte verwendet: sichtbarer Abschnitt, Bezug zur Dachseite, vorhandene Unterlagen und Zugangsgrenze. Die Leitfrage lautet: Welche Stelle ist beobachtet und welche Aussage über verdeckte Bereiche wäre nur eine Vermutung?
Übergaben in beide Richtungen betrachten
Die beteiligten Leistungen benennen
Notieren Sie, welche Arbeiten oder Prüfungen einander berühren könnten. Die Liste beschreibt zunächst Beteiligung, noch keine vertragliche Zuständigkeit oder technische Lösung.
Eingang und Ausgang einer Übergabe trennen
Für jede Schnittstelle wird festgehalten, welche Information vorher vorhanden sein muss und welcher Zustand danach zur weiteren Bearbeitung übergeben wird. Ein pauschales fertig beantwortet diese beiden Fragen nicht.
Unklarheiten einer Person zuweisen
Jeder offene Punkt bekommt eine Ansprechperson für die Klärung. Ergänzen Sie, wer die Antwort benötigt und bis zu welchem Entscheidungsschritt sie vorliegen muss.
Eine Vorlage für das nächste Gespräch
Die Karte besteht aus Schnittstelle, liefernder Beteiligung, benötigter Unterlage, zu prüfender Voraussetzung, empfangender Beteiligung und dokumentierter Rückfrage. Prüfen Sie die Karte gemeinsam: Wird derselbe Begriff auf beiden Seiten unterschiedlich verstanden, sollte die Übergabe präzisiert werden, bevor eine Terminfolge darauf aufgebaut wird.
- Sichtbarer abschnitt: Beobachtung / Wunsch / offene Frage / nächste Klärung
- Bezug zur dachseite: Beobachtung / Wunsch / offene Frage / nächste Klärung
- Vorhandene unterlagen und zugangsgrenze: Beobachtung / Wunsch / offene Frage / nächste Klärung
Das Beispiel ist eine Arbeitsvorlage, kein dokumentiertes Kundenprojekt. Übertragen Sie nur die Bezugspunkte, die bei Ihrem Vorhaben tatsächlich vorhanden sind; fehlende Angaben bleiben sichtbar offen.
So bleibt die Notiz brauchbar
Die Übersicht ersetzt keine Fachplanung und keine Leistungsbeschreibung. Ihr Zweck ist eine klare Gesprächsgrundlage. Besonders hilfreich ist eine letzte Kontrollfrage: Was könnte die nächste Beteiligung vernünftigerweise als bereits geklärt voraussetzen, obwohl es noch offen ist? Diese Annahme gehört ausdrücklich in die Abstimmung, statt erst während der Ausführung sichtbar zu werden.
Zur Einordnung des Ausgangsthemas: Holzwerkberlin. Die hier gezeigte Arbeitsvorlage ergänzt diese Informationen für die Vorbereitung eines eigenen Gesprächs.